コピー機の選び方

レンタル業者の選び方と同様か、あるいはそれ以上に重要になるのが、借りるコピー機の選び方です。一口にコピー機と言ってもその機能や印刷速度には違いがあり、オフィスとして求めているのがどのようなコピー機なのかを判断しなければなりません。性能が良いものであれば当然その分レンタル費用も高額になるため、過ぎたるは及ばざるが如し、となってしまいます。

では、コピー機の機能としてはどのようなものがあるのでしょうか。良くある機能としては「ファクスの送受信」「カラースキャナー」「無線LAN対応」「自動原稿送り」などがあります。家庭では使われることが少なくなってきたファクスですが、オフィスではまだまだ使う機会が多い場合もあります。カラースキャナーはモノクロではなくカラーの読み取り・印刷の際に必要となる機能です。また、パソコンから直接データを送信して印刷をさせたい場合、無線LANに対応していると便利になります。自動原稿送りは複数ページの原稿を複数部印刷する必要が有る場合に便利です。

この他にも、セキュリティ機能や印刷の仕上がり、対応する用紙のサイズなどもコピー機による違いがあります。求めている機能がどの範囲のものかを考えて選びましょう。

業者の選び方

最初のページでも述べた通り、地域によってある程度の違いこそあるものの、コピー機のレンタル・リースサービスを行っている業者というのは少なからず存在しています。こうなった時に問題となるのが、どのようにして利用する業者を選択するのか、ということです。ここでは、業者選びのポイントに付いて紹介します。

最初のポイントとなるのは、やはり価格です。ただ、単純に価格だけで比較をしても、なかなか業者選びのポイントとはなりません。その他の条件が全く同じで、価格だけが違っている、というようなことはあまりないためです。そのため、価格はあくまでも相対的な基準として、他のポイントも加味しながら判断をする必要があります。

次の重要ポイントとなるのが、レスポンシビリティです。コピー機を短期間レンタルで利用するということは、その期間については利用頻度が高いということです。もしこの期間にレンタル機に不具合が起こった場合、迅速な対応をしてもらうことができなければ困ってしまうことになります。どの程度の反応速度で対応してもらえるのか確認しておきましょう。

また、インク交換や維持管理などのサービス内容についても、同時に確認の必要があります。